ملاحظة: وحدهم مسؤولي الشركة مخوّلون للقيام بهذا الإجراء.
تحدد سياسة تقديم المصروفات الحقول الإلزامية التي يجب على حاملي البطاقات تعبئتها قبل تقديم المصروف. تعرّف على كيفية إنشاء وإدارة سياسات تقديم المصروفات في هذا الدليل السريع.
الخطوة 1: انتقل إلى قائمة الإعدادات من الشريط الجانبي.
الخطوة 2: اختر أداة سياسة تقديم المصروفات
الخطوة 3: اضغط على إضافة سياسة لإعداد سياسة جديدة لتقديم المصروفات. يمكن تطبيق السياسات على مستوى الشركة بالكامل أو تخصيصها لفرق محددة.
لكل سياسة يتم إنشاؤها، يمكنك تحديد الخانات التي ستكون إلزامية أو اختيارية أو غير مطلوبة عند تقديم المصروفات. إليك قائمة بالخانات المتاحة:
الإيصالات – رفع إثبات الدفع
الملاحظة – الغرض من المصروف
الفئة – فئات المصروفات المحددة مسبقًا (مثل: السفر، الوقود، الرسوم الحكومية)
علامات تتبع المصروفات – قائمتك من العلامات المخصصة (مثل: مشروع أو قسم)
الخطوة 4: ضمن الجدول الزمني لتقديم المصروفات، يمكنك تحديد موعد نهائي لتقديم تفاصيل المصروفات قبل أن يتم تجميد البطاقة تلقائيًا. يمكنك تحديد عدد الأيام المسموح بها للتقديم ومتى يبدأ هذا الجدول الزمني. يمكنك قراءة المزيد حول هذا هنا.
الخطوة 5: راجع وعدّل السياسات الحالية عند الحاجة. أنشئ وعدّل سياسات المصروفات وحدد الحقول المطلوبة لتقديم المصروفات من قبل حاملي البطاقات. وضع ضوابط للإشارة إلى المعاملات التي تقع خارج حدود السياسة.